Otsikko voisi olla kuvaus omasta arjestani mutta ei tässä siitä sen enempää.

"Tehtäishän me vaikka mitä, jos meillä olis rahaa. Hallituksesta löytyy ne ainoat aktiivit ja rivijäsenissä on ilmennyt katoa. Oli meillä jäsenhankintakampanja mutta..." tarinoi tuntemani järjestöjyrä puhelimessa. Projekti muutaman yleishyödyllisen yhteisön parissa on vienyt minut mielenkiintoisen lähdekirjallisuuden pariin. Sen lisäksi, ymmärtääkseni enemmän, olen soitellut niille vanhoille tutuille, jotka jäivät luottamustehtäviin siinä vaiheessa, kun itse lankesin elinkeino- ja perhe-elämän houkutuksiin.

"Vaikka mitä tehtäis, kun olis rahaa ja tekijöitä." Mitä yleishyödyllisen yhteisön pitäisi tehdä? Mistä johtuu rahoituksen jatkuva niukkuus ja jäsenkato?

Kanavoi kaikki into oikein

Näyttää siltä, että menestyvissä yleishyödyllisissä yhteisöissä perustehtävä on kirkas. Perustehtävällä en tarkoita strategisten tehtävien tai vastuualueiden luetteloa tai vuosikertomusta edellisen vuoden tärkeimmistä onnistumisista. Perustehtävä ei myöskään tarkoita parin kappaleen tiivistelmää yhteisön olemassolon tarkoituksesta. (Niin, siellä ne kuvaukset on kotisivuilla mutta...) Kirkas perustehtävä on sellainen lause, jonka voisi tatuoida iholle. Tekstin ymmärtäisi (valitusta kirjaisimesta riippuen) myös se henkilö, jonka etua yhteisön on tarkoitus palvella. Kirkas perustehtävä merkitsee jotain suurempaa yhteisölle itselleen, sen jäsenelle, vapaaehtoiselle tai palkatulle työntekijälle ja yhteisön tekemisistä hyötyvälle.

Kirkas perustehtävä avaa yhteisön pitkän tähtäimen suunnitelman. Se antaa tehdylle työlle tarkoituksen ja päämäärän ja rauhoittaa rahoittajan panostaa yhteisön työhön. Väistämättä tulee mieleen, että yleishyödyllinen yhteisö voisi hyötyä SIPOCin piirtämisestä. SIPOC on lean-työkalu, ylätason prosessikuvaus, jossa määritellään prosessin toimittajat (Suppliers), heidän panoksensa (Inputs), prosessi karkealla tasolla (Process), prosessin tuotokset (Outputs) ja asiakkaat (Customers). Jos jonkun kohdan määrittelyssä tulee ongelmia, väitän, että yhteisön perustehtävä ei ole kirkas yhteisölle itselleen. Eikä varsinkaan sen toimintaa ulkopuolelta tarkasteleville.

Arvosta onnistumista

Nyt tulee tärkein oivallukseni: yleishyödyllisissä yhteisöissä tekeminen on intohimoista, aatteellista ja perustuu usein vapaaehtoisuuteen tai ainakin jonkun liiketaloudellista tulosta suuremman päämäärän palvelemiseen. Kirjoittelin edellisessä blogissani luottamuksesta ja suhtautumisesta tietoon. On oltava tosi tarkkana, mihin sävyyn alkaa ottaa tosiasioita esille. Lean-orientoitunut ammattilainen nauttii usein ongelmien esille tuomisesta ja etenkin niiden ratkaisemisesta. Vastapuolella pöytää tai puhelinlinja toisessa päässä voi olla yleishyödyllisen yhteisön intohimoinen johtaja, jonka naama saattaa tosiasiat kohdatessaan mennä peruslukemille. On inhimillistä mieltää esille tuodut ongelmat kritiikkinä. Kritiikki voi tuntua kohtuuttomalta silloin, kun oma työpanos on perustunut vapaaehtoisuudelle tai intohimolle. Tämän oivallettuani, aloittaisin keskustelun siitä, miksi organisaatiolla menee juuri nyt niin hyvin. Mitä tehdään oikein? Mikä kohderyhmä on onnistuneesti tavoitettu? Miten yhteisössä voitaisiin onnistua vielä paremmin?

Unohda motivointi ja sitouttaminen

Keskustelu on tärkeää. Se nimittäin tarkoittaa vastavuoroisia puheenvuoroja. Keskustelun osapuolet myötävaikuttavat yhteisen ajatuksen kehittymiseen. Yleishyödyllisessä yhteisössä on erityisen tärkeää, että tieto toiminnalle valitusta suunnasta tavoittaa kaikki.  Vapaaehtoista et voi sitouttaa tavoitteeseen tai määrätä tekemään jotain. Tehdäkseen tavoitteen mukaista työtä yleishyödyllisessä yhteisössä toimijan on voitava samaistua yhteisön missioon, sen olemassaolon tarkoitukseen. Keskusteltava siitä. Miellettävä, mitä se tarkoittaa itselle. Sitoutuminen, luottamus ja motivoituminen ovat puhuttaneet viime päivinä monia. Mm. Ellun Kanat ottivat hyviä näkökulmia blogissaan http://ellunkanat.fi/sitoudu-saatana/ ja Aki Ahlroth http://www.jarkytaavoimuudella.com/2016/04/minua-et-voi-sitouttaa.html . Nämä erinomaiset tekstit tuovat esille esimerkkejä liike-elämästä. Erityisen konkreettisia esille otetut näkökulmat ovat yleishyödyllisissä yhteisöissä.

Laita kämmenet pääsi ympärille - mitä jää kätten väliin?

Peter F. Drucker kirjoittaa kirjassaan Managing the Non-Profit Organization: Principles and Practices (1990, Harper Collins e-books 2010) rohkaisevia vinkkejä yleishyödyllisen yhteisön johtajalle. Näyttää siltä, että johtajan ruumiinosista aivojen jälkeen tärkeimmät ovat korvat. Ainakin ne sijoittuu tärkeysjärjestyksessä suun edelle. Kuuntelun ja keskustelun merkitys korostuu taas. Vaikka suunta olisi selvä ja perustehtävä olisi kirkas, muutoksen edistymisessä aina joku kinnaa. Mikä, se selviää kysymällä työntekijöiltä, vapaaehtoisilta, asiakkaalta. Henkilöt, jotka toimivat yhteisön arjessa itse, osaavat kyllä kertoa, mikä tavoitteen saamista edistää ja estää. Johtajan on uskottava kuulemaansa, tiivistettävä tarinaa ja tehtävä asioille jotain. Druckerin kirjoituksissa yleishyödyllisen yhteisön johtaja näyttäytyy ihastuttavan nöyränä, asian palvelijana. 

Kun johtajan aistit on avoinna ja mieli nöyrä, yhteisön arki kaikkine ominaisuuksineen kirkastuu hyvin nopeasti. Epäselvä perustehtävä, hahmottumattomat roolit tavoitteiden toteuttajina, poliittinen kilpailu, ristiriitaiset arvot - oireet näistä näkyvät. Pintapuolisesti ne voivat ilmentyä ihmisten välisinä kiistoina ja syyttelynä, ohitteluna ja kampituksina. Druckerin mukaan harvoin on kuitenkaan kyse todellisista ihmisten välisistä ongelmista. Oireet heijastelevat ongelmia organisaatiossa, tehtävän jaoissa tms. Johtajan tehtävä on auttaa ihmiset oivaltamaan oma tehtävänsä yhteisön tavoitteen toteuttamisessa. Toisin sanoen, ohjata oikeat henkilöt oikeisiin paikkoihin tekemään merkityksellistä työtä. 

Ollako vai eikö olla - älä kysy vaan kerro!

Tähän asti kertomani on liittynyt yleishyödyllisen yhteisön sisätilaremonttiin. Että yhteisön päämäärä toteutuisi, se ei riitä. Lopullisen onnistumisen takaa kirkas viestintä ulospäin, markkinointi, jos tällainen termi sallitaan. Yleishyödyllisen yhteisön on perusteltava olemassaolonsa ja varmistaa säilymisensä tulevaisuudessa. Yleishyödyllinen yhteisön työn hyöty näkyy jossain muualla kuin sen omassa tuloksessa. Yhteisö saa tehdä työtään rauhassa, sen työn tulokset otetaan kiitollisina, työn tekijöitä motivoiden, vastaan. Se saa toiminnalleen rahoitusta. Jos se onnistuu viestimään työstään ymmärrettävästi ja innostaen. Tässä näyttäytyy intohimoisen tekemisen lopullinen arvo.

Lean jättää intohimolle tilaa

Näyttää siis siltä, että yleishyödyllisen yhteisön johtamisen ytimessä ovat kirkas perustehtävä ja kommunikaatio. Silloin tukijat tietävät, mitä odottaa ja tekijät tietävät, mitä tavoitella. Intohimoisesti. Loppu on selkeää, napakkaa tekemistä. Ja sehän on meistä kaikista hauskaa. Kun tekee yleishyödyllistä leanisti, vähäkin vapaaehtoisuus kanavoituu merkitykselliseen työhön, resurssit tulee käytettyä tavoitteen kannalta oikeisiin valintoihin ja kaikki turha hömpötys karsiutuu pois. Ja tämä ei tarkoita sitä, etteikö tekijöillä edelleen olisi hauskaa.



Hyvä työskentelyä avustava kuva SIPOCista ks. http://2.bp.blogspot.com/-OYKDYEk9_k0/VkyEHf2xaDI/AAAAAAAAAd0/EssmSLDOv68/s1600/SIPOC-Understanding.gif

Tämän blogin kirjoittaminen edellytti useita kohtaamisia Helsingin keskustan kahviloissa. Luomisen tuska oli niin suuri, että vetäydyin lopulta viimeistelemään ajatukseni Rikhardinkadun kirjaston kirjatornin toiseen kerrokseen. Ympärilläni hikoili pääsykokeisiin valmistautuvia abiturientteja, vapaaehtoistöissä laman keskellä työkokemusta hankkivia Suomen toivoja. Katsoin näkymää arvostaen mutta en häirinnyt tulevaisuuteen tähtäävää työtään empiirisillä tutkimuksillani.