Tiedätkö sen hetken, kun kollega on yhtä yhteistyökykyinen kuin kylätoimikunnan yhteinen pässi laitumelta lähtiessä? Siinä se tuijottaa sorkat saveen porautuen pöydän toisella puolella. Viimeiseen puoleen tuntiin et ole nähnyt kuin huulten liikkuvan. Turhautuneet aivosi eivät ole enää kyenneet rekisteröimään mitään järjellistä käydystä "keskustelusta". On ns. pattitilanne. Ai ei ole tuttua vai? Minulle on. Turhankin monta kertaa, kunnes työkaverini kerran antoi minulle lahjan ärähtämällä: "Oli yhteiset tavoitteet, eli ei, sä oot nyt mun liiketoiminta-alueella omin lupinesi ehdottelemassa ja analysoimassa." Se projekti meni sitten, miten meni. Vuosia myöhemmin törmäsi Lean Six Sigma Black Belt kurssilla (Laatukeskus, Greg Watson) tähän kuvaan:

image.jpg

Eniten käyttämäni lean-työkalu on Projektisuunnitelma :-). Kyllä, luit oikein. Projektisuunnitelmassa on yksi osa, joka lopulta ratkaisee, miten suurella todennäköisyydellä saat lean-projektisi tehtyä, tavoitteet saavutettua ja kuinka paljon tunnet kipua matkalla. Nimittäin sidosryhmä analyysi (Stakeholder Analysis). Tätä kannattaa käyttää vaikka et edes tietäisi, mistä leanissa on kysymys ja miten se sinuun liittyy.

Sidosryhmien tunnistamisessa on kyse kaikkien projektissa relevanttien henkilöiden tunnistamisesta nimitasolla. Käy läpi kaikki tahot:

  1. joilla on projektissa tarvittavaa tietoa tai pääsy tiedon lähteelle
  2. joiden tavoitteisiin projekti tai sen lopputulos tulee vaikuttamaan suotuisasti tai kielteisesti.

Tässä vaiheessa nimilista voi vielä olla pitkäkin. Älä huolestu. Sidosryhmäanalyysissä kyse on henkilöiden (tahojen) luokittelusta sinun työtäsi helpottamaan. Jotkut nimistä, tyypillisesti jopa joku niistä, joka korporaatiossasi on AINA mukana kehitysprojektissa, saattaa pyyhkiytyä vielä listalta pois.

Henkilöllä voi olla valtaa (Power) joko edistää tai estää projektin sujumista. Hänen asenteensa (Interest) projektiin saattaa olla joko vastustaja tai kannattaja.

Omasta kokemuksestani kannattaa aloittaa kavereiden tuloskortteja tarkastelemalla. Joissain edistyneimmissä organisaatioissa nämä saattavat olla intranetista vapaasti saatavilla ;-). Jos et pääse tuloskortteihin käsiksi millään keinolla, voit altistaa itsesi ns. ihotestille käymällä esittelemässä projektisi "hissipuhe" henkilölle, jonka oletat olevan sidosryhmäedustaja. Asenne näkyy herkimmillään mikroilmeenä ja selkeimmillään tunnet sen joko henkisenä tai fyysisenä mustana silmänä. Toisinaan sinut kannetaan hissistä ulos kultatuolissa. Kyllä, olet nyt tunnistanut henkilön asenteen projektiasi kohtaan. 

Valta-aseman tunnistamista saattaa auttaa organisaatiokaavioon tutustuminen. Useammin kuitenkin lopullinen totuus näkyy korporaatiosi "piilo-organisaatiossa". Jos olet uusi henkilö työyhteisössäsi ja (luoja paratkoon) ulkoa palkattu muutosjohtaja, tunnistaminen voi olla hankalampaa. 

Yhtä kaikki, nyt olet valmis luokittelemaan henkilölistasi yllä olevan kuvan mukaisiin luokkiin. Valta-asemassa korkeimmalla olevat, projektistasi hyötyvät henkilöt, ovat ykkösketjuasi. Tästä joukosta löytyvät myös ne henkilöt, joilla on syytä olla aktiivinen rooli projektissasi.  Lean Six Sigma -maailmassa sieltä löytyy Champion, Sponsori, Projektin johtaja ja projektitiimin jäsenet. Projektitiimiin tuskin kannattaa ottaa henkilöitä, joilla ei ole valtaa eikä intressiä. Niin, tunnistat varmaan, joissain kivuliaissa lähiajan kokemuksissa, miksi tällaista kokoonpanoa on syytä välttää. Tämän ryhmän edustajilla on usein hiton kova ääni ja vähän projektin kannalta fiksua sanottavaa. He kuitenkin ovat pahimmillaan sellaisia kellokkaita, että tarmokkainkaan karjakoira ei saa räkytyksellään laumaa pysymään koossa ja kulkemaan oikeaan suuntaan.

Oikean alakulman henkilöt kannattaa huomioida sopivasti projektin viestintäsuunnitelmassa. He ovat sinänsä projektisi puolesta mutta heillä ei ole lopulta juurikaan valtaa sen etenemisen tai lopputuloksen suhteen. Olet onnekas, jos täältä löytyy sellainen luottohenkilösi, jolla on sinulle terapeuttista arvoa projektin edetessä. :-) 

Tärkeimmät kaverit, jotka saattavat jopa estää projektin käynnistymisen, löytyvät kuvan vasemmasta ylänurkasta. Nämä ovat niitä henkilöitä, joista sinun on syytä keskustella projektin sponsorin kanssa. Mikä heitä auttaisi edistämään projektia? Joskus kyse on psykologiasta, joskus harvemmin käytännöllisistä asioista. Sinun on sponsorin kanssa päätettävä, otatko henkilön mukaan projektin ohjausryhmään (pahoittelut, tämä on korporaatioratkaisu korporaatiokielellä) tai toisinaan sinun on tehtävä jotain muita riskialttiimpia mutta vähemmän kivuliaita ratkaisuja. Esim. tutkikaa sponsorin kanssa, mitkä mahdollisuudet hänellä on myötävaikuttaa tähän intressiryhmään projektia edistävästi. Surukseni minun on todettava, että jos piilo-organisaatiossa projektisi sponsori on paras kaveri tai salaa "yhden velkaa" tällä taholle, kannattaa ehkä valita joku toinen projekti vedettäväksi tai hankkia kokovartalopuudutus. Tämän projektin jälkeen nimittäin tiedät, mitä on ajaa käärmettä pyssyyn!

Miltä henkilölistasi näyttää nyt? Tuntuuko siltä, että projektimiehitys on kerrankin paremmin koossa ja vain sopimista vaille valmis? Näyttääkö siltä, että seuraavassa projektipalaverissa voit käydä projektisi sponsorin kanssa taktisia, viestintään liittyviä keskusteluja? 

Hymyilyttää. Ne pässit saa sieltä laitumelta astelemaan kohti sääsuojaa suostuttelemalla kellokas ottamaan ensimmäiset askeleet. Kaikella arvostuksella tietysti mutta kaikesta elämänkokemuksesta oppia kantaen. Perushommat toimivat myös liike-elämässä. 


Tätä artikkelia kirjoittaessa muistelin erityisen suurella lämmöllä niitä kavereita, jotka ovat auttaneet minua luomaan terapeuttisen ja konkreettisen hahmon kuvan vasemman ylä- ja alalaidan henkilöille. Lämmön tunteeseen sekaantui myös puistatuksia. Muistelin lämmöllä myös niitä tilanteita, joissa projektin kannalta oikeat henkilöt valikoituivat projektiryhmään ja oikean alalaidan projektijyräkollegat valikoituivat kerrankin vain käymään terapiakahveilla projektin kestäessä. Kerrankin niihin oli aikaa, kun arki ei mennyt itselle turhanaikaisissa hankkeissa. Tarinan kertomiseen tarvittiin yksi täyteläinen Ekbergin aamupala vissyllä. Viereisissä pöydissä helsinkiläiset valmistautuivat raitapaidoissaan tulevaan kesään.